14-05-2024

Dat is er eentje om in je oren te knopen, als je bijeenkomsten organiseert.
Het is de 'negentigprocentregel'; 90% van wat een bijeenkomst laat slagen, is voorwerk.

In de praktijk gaat het in deze fase, van bekendmaking tot samenkomst, echter vooral over de praktische en materiele zaken en weinig over de mensen. Zonde!

Elke bijeenkomst heeft ontzettend veel baat bij de verwachtingen en mentaliteit waarmee de gasten arriveren. Of juist last van, als ze niet matchen met jouw doel en vorm voor de bijeenkomst.

Het is dus jouw taak als organisator om de gasten klaar te stomen.
Dat gaat veel verder dan een leuk vormgegeven uitnodiging sturen met de wie, wat, waar. Maar hoeft ook weer niet heel ingewikkeld te zijn.
De voorbereiding moet bij de gasten gedragingen oproepen die je vanaf het begin (voor het doel van de bijeenkomst) nodig hebt.

Zorg dus voor:
➭ Inkadering
➭ Context bepaling
➭ Sfeer maken
➭ Verwachtingsmanagement

Maak duidelijk welke 'alternatieve wereld' je gasten in zullen stappen bij de samenkomst, welke 'regels' daar gelden, hoe ze zich kunnen voorbereiden, wat zij mogen verwachten en wat jij van hen verwacht. Prikkel of informeer, vraag en geef opdracht. En gebruik daarvoor alle kanalen en methoden - de taal, ook letterlijk - waarmee je jouw gasten (het beste) kan bereiken en voorbereiden.

(💡Daarvoor dien je dus je doelgroep goed te kennen! )

Als je gasten van tevoren bovendien vraagt actief een bijdrage te leveren aan de bijeenkomst, verandert dat hun perceptie van die bijeenkomst.
En hun commitment.

Ze zeggen wel eens dat mate van voorbereiding door jou als organisator voor je gasten, gelijk moet zijn aan de omvang van wat je van je gasten vraagt (qua inspanning, uit hun comfort zone stappen, enz.). Dus.

Eigenlijk klinkt bovenstaande allemaal heel logisch. Toch?
Gun jouw bijeenkomst en jouzelf dat succes en maak werk van die 90 procent!

Laat het ons weten als je meer toelichting, inspiratie of gewoon een beetje hulp nodig hebt. Succes!