26-09-2023

De vakantie is net als de jaarwisseling vaak een moment voor goede voornemens. Terug van vakantie wordt je echter al snel de sleur van alle dag ingetrokken, met alle bijbehorende overleggen, verplichtingen, meetings en meer. Van sommige samenkomsten – privé of zakelijk – had je al langer het gevoel dat het anders kan. Effectiever. Minder lang. Minder vaak. Energieker.

Ook als je niet de organisator of beslisser bent, is elk moment een goed moment om verandering te proberen te bewerkstelligen. Dus waarom niet gewoon nu?
Een aantal tips om je een duwtje in de rug te geven en het gewoon te proberen:

1. Observeer en analyseer wat er nu precies niet goed werkt volgens jou
2. Vind medestanders en check hoe zij er over denken
3. Achterhaal de ontstaansgeschiedenis en het verleden van de bijeenkomst
4. Weet wat je met jouw macht kan doen
5. Probeer!

Als je nog wat meer aanmoediging en uitleg nodig heb, duik hieronder dan nog wat dieper in deze stappen.

Als je het dan nog steeds wel anders wilt, maar nog altijd niet goed weet hoe of je graag wat hulp krijgt, laat het ons dan weten en dan denken we met je mee. Over stap 1 uit bovenstaand proces tot het vinden van een aanpassing of nieuwe aanpak of over het gehele proces.

Of het nu gaat om de overleggen op je werk, de vergaderingen van de voetbalclub, de zoveelste verjaardag of familiedag of de eindejaarsbijeenkomst van het bedrijf. Volg je gevoel dat het anders kan, pak het initiatief en zie wat het oplevert! Succes!

Zodra je jezelf betrapt, bij welke volgende bijeenkomst ook, op gedachten als ‘Hier gaan we weer’, ‘wat een tijdverspilling’, ‘waarom ben ik hier’ of ‘ik heb het niet naar mijn zin’, is het tijd om in actie te komen:

1) Observeer en analyseer
Ga voordat je de hele cultuur of aanpak gaat veranderen, eerst bij je zelf na wat er precies niet werkt aan de bijeenkomst. Voor jou.

* Waar erger ik me precies aan?
* Waarom reageer ik er zo sterk op?
* Ligt het aan mij? Ligt het aan hun?
* Wat zou ik willen dat er in plaats van zou gebeuren?
* Wat is mijn reden en doel om hier te zijn? Wat is hun reden en doel om hier te zijn? (weten ze dat eigenlijk wel?)

2) Vind medestanders en check de stemming
Je bent vast niet de enige die het dwars zit. Zoek iemand waarvan je denkt dat hij/zij zich ook niet vermaakt, wie je vertrouwt en die eerlijk naar je zal zijn. En leg je twijfels gewoon voor. Wat vond diegene van de bijeenkomst? Heeft hij/zij hetzelfde opgemerkt? Wacht af hoe ze reageren.

3) Achterhaal de geschiedenis van de bijeenkomst
Je moet eerst terugkijken om vooruit te komen. Wees oprecht nieuwsgierig.
Wanneer en waarom zijn deze bijeenkomsten oorspronkelijk in het leven geroepen? Welk probleem probeerde het toentertijd op te lossen? Wie besloot op deze manier samen te komen en waarom? Wat waarderen mensen aan de huidige vorm?
Enzovoort.

4) Weet wat je met jouw macht kan doen (zeker in de werksfeer)
Wees je bewust van waar je je momenteel bevindt in de groepsdynamiek.

* Op welke manier kan je invloed uitoefenen?
* Welke rol of rollen neem je normaalgesproken in deze groep in?
* Waar ligt jouw autoriteit (als je die al hebt)?
* Waar liggen de informele en formele besluitvorming in deze groep?
* Hoe is de macht of status verdeeld?
* Wat ligt er in jou en jouw medestanders macht om te doen? Heb je toestemming nodig?
Moet je misschien eens buiten de lijntjes kleuren en brutaal zijn?

De dynamiek op de werkvloer is heel anders dan niet-werk gerelateerde groepsdynamieken!

5) Laat enkele proefballonnen op
Het hangt af van wie je bent en welke rol je hebt in de groep, maar dit zijn een aantal dingen die je kan proberen:

• Pak één onderdeel van de bijeenkomst aan.
  Bijv. Noem bij de beslisser eens dat je hebt geleerd of gelezen dat de manier waarop een groep een meeting begint, de toon voor de rest ervan zet. Wellicht krijg je de kans om (tijdelijk) de eerste 5 minuten van elke meeting op je te nemen en kan je daar verschillende energizers en ijsbrekers inzetten. Zo zal de rest van de groep snel het contrast met het vervolg van de meeting opmerken, waardoor mogelijk het gesprek op gang komt over hoe deze meetings (anders) aangepakt zouden kunnen worden.
  
  
• Geef een voorproefje van wat men zou kunnen doen.
  Door het op kleine schaal/subtiel/onaangekondigd/deels gewoon eens toe te passen. Met een beetje hulp van je medestander(s). Ongemerkt of onbewust kan men dan ervaren hoe het ook kan.
  
  
• Leg (wetenschappelijk) bewijs voor.
  Over hoe de wijze van het leiden van een vergadering het werk beïnvloedt. Over psychologische veiligheid. Over hoe het brein werkt. Over groepsdynamiek. Enzovoort.

Zeker bij de proefballonnen of nieuwe aanpakken van jouw bijeenkomst, helpen we je graag. Want daar helpt ervaring en creativiteit veel bij. En laten wij dat nou net hebben 😉
Echter, we hebben er alle vertrouwen in dat je het ook zelf kan en het doorlopen van deze stappen zal je in ieder geval al helpen de vinger op de zere plek te leggen, zodat je het bespreekbaar kan maken.